GROUPE D’HARMONISATION

 

COMPTE-RENDU DE LA REUNION

DU 13juillet 2013

 

Présents :

·       Angélique ZINGA

·       Sabine LETELLIER

·       André Papy KIAWA

·       Albert Sassa KIENGA

·       Jean-Marie Bonazebi NKUKA

·       Jean-Pierre MUMPINI

 

Absent  excusé :

·       Théophile KANZA

 

 

Objectif :

·       Regrouper toutes les données nécessaires en vue de préparer l’Assemblée Générale du 21 septembre 2013.

 

SEANCE DE TRAVAIL

I          Etat de lieu de l’Association :

1.       Dénomination :              COMMUNAUTE  CONGOLAISE DU CALVADOS

2.       Statuts :                            Déposés à la Préfecture du Calvados, en conformité avec la loi    1901

3.        Siège social :                  Maison des Associations à HEROUVILLE  St Clair (1018 Quartier du Grand Parc) : Voir le problème de la boîte aux lettres et de sa clé (inutilisée depuis 2008)

4.       Banque :                          Crédit Agricole d’ HEROUVILLE  St Clair. Voir le problème de la réactualisation des données bancaires (RIB, relevés, Signature)

5.       Assurance Responsabilité Civile :  affiliation à la MATMUT résiliée pour cotisations non payées de puis 2008.       

6.       Fonctionnement :          Fournir un court rapport de ce qui a été fait  et de ce qui n’a pas été fait, et pourquoi.

 

II         Préparation de l’ AG du 21 septembre :

 

Après avoir procédé à la lecture des Statuts en vigueur et passé en revue les différents points ci-dessus énumérés ainsi que d’autres problèmes liés au fonctionnement de l’Association, le Groupe d’Harmonisation (le GH) a pris un certain nombre de décisions en vue de la préparation de l’AG .

1. L’AG du 21 septembre 2013 sera une AG élective : une mise en place d’un nouveau COMITE DIRECTEUR  s’impose.
2. La liste des membres s’appuie au départ sur celle des personnes qui ont accepté et acquitté une cotisation de 30€ lors de la réunion du 6 juillet 2013 à Hérouville. Cette liste s’ouvrira bien évidemment à toutes les autres personnes qui s’acquitteront de leur cotisation avant et/ou pendant l’AG, avant le vote.

3.       De ce fait, il faut une large information préalable  avant l’AG 

4.       Une lettre d’invitation adressée à tous les Ressortissants Congolais (connus ou à recenser par le biais des relations personnelles) pour :

-          Rappeler l’existence de cette Association des Congolais (son nom, ses objectifs)

-          Informer tout le monde des postes à pourvoir [1 Président (e), 1 Vice-président (e), 1 Secrétaire, 1 Trésorier (e), 6 Conseillers]

-          Inviter tout le monde à venir nombreux à l’AG du 21 septembre 2013 dans une salle paroissiale à l’Eglise Saint François d’HEROUVILLE ST CLAIR.     

5.       Dépôt des candidatures à partir du 7 septembre jusqu’au jour de l’AG

6.       Le Président sortant devra faire parvenir aux candidats ou à tout Ressortissant Congolais de la RDC qui en fera la demande une copie des STATUTS, par mail ou par voie postale.

7.       Prendre contact avec les leaders d’opinion (culte) et/ou les commerces exotiques  pour diffuser l’annonce de l’AG, par voie de communication orale ou par voie d’affichage. Trois personnes du GH sont mandatées pour nouer des liens avec ces leaders. Voir la Répartition des tâches suivante.

III       Répartition des tâches

 

8. A. Sassa KIENGA est chargé de retrouver la Boîte aux lettres et sa Clé à la Maison des Associations. Prise de contact avec le Responsable de cette Maison, si possible. (C’est maintenant chose faite puisque Sassa vient de me remettre aujourd’hui même la clé de la fameuse boîte aux lettres)
9. Pour la réactivation de la Banque :

-          Théophile KANZA alias Teddy est chargé d’obtenir auprès du Crédit Agricole d’Hérouville St Clair le dernier RELEVE BANCAIRE bien avant le mois de septembre. André doit lui remettre dès à présent le RIB et/ou le relevé de 2008 figurant dans le dossier en sa possession.

-          Teddy doit également se mettre à la disposition du Nouveau Comité Directeur qui sera issu de l’AG du 21 septembre 2013, pour notamment le changement et le dépôt des signatures à la Banque.

10. Pour la souscription d’une nouvelle police d’Assurance Responsabilité Civile, mandat est donné à André KIAWA (Papy) de prendre cette assurance à la MATMUT ou dans une Agence d’Assurance de son choix, dès que le PROCES VERBAL de la nouvelle AG sera rédigé. (Ce dernier document est indispensable pour souscrire une assurance responsabilité). Pour remplir cette mission, André devra bénéficier de l’aide de Teddy s’il veut payer l’Assurance par chèque bancaire. En revanche, si André (le Trésorier sortant) dispose des liquidités, il pourra payer en espèces.
11. Dépôt de Planning des réunions à la Mairie d’Hérouville. Jean-Marie NKUKA, en tant que Président sortant, chargé d’assurer les affaires courantes, doit déposer, au plus vite possible, avant la 2^ème quinzaine du mois d’août 2013, un planning des réunions au Service de Vie Associative de la Mairie d’HEROUVILLE ST CLAIR menu des documents justificatifs de l’association, pour obtenir l’attribution d’une salle de réunion.
12. Démarches relatives à la Communication :

-           Jean-Pierre MUMPINI est chargé de contacter le Pasteur TUTALA alias Payne pour solliciter son appui avant que le Président sortant, Jean-Marie NKUKA, ne lui formule officiellement la demande de l’annonce de l’AG du 21 septembre 2013 à sa Communauté de culte.

-          Le Président sortant, avec l’aide d’Angélique ZINGA, est chargé de nouer des contacts les autres leaders d’opinion et les commerces exotiques pour l’affichage et l’annonce orale de l’AG du 21 septembre  2013.

IV       Divers non traités :

 

1.       La date de la prochaine réunion du Groupe d’Harmonisation n’a pas pu être proposée par manque de temps, à cause de l’heure de la messe pour Kallé.

Je propose donc au choix deux dates pour que le GH se réunisse pour faire le point sur les  missions réalisées et non réalisées, avant l’AG du 21 septembre 2013 :

o   Soit le samedi 7 septembre 2013 à 15h chez Jean-Pierre

o   Soit le samedi 14 septembre 2013, même heure et même lieu.

2.      Il faudra penser à rédiger, au cours de cette 2^ème réunion du GH une résolution à soumettre à l’AG du 21 septembre pour éviter un si long délai de dysfonctionnement de l’Association. En cas d’empêchement d’exercer sa fonction pour des raisons de santé, de mutation, de démission ou autre motif personnel, que le Comité Directeur n’attende pas 6 ans avant de réagir. Le Dispositif de la convocation de l’AG devra se déclencher automatiquement pour procéder au remaniement indispensable.

3.      Le Comité Directeur sortant, par le biais de son Président, peut solliciter l’aide technique de Jacques MUSAFIRI pour la création rapide d’un site Internet de l’Association.

4.      Selon les derniers renseignements fournis par Sassa, il existe bel et bien un site pour l’Association dont voici le lien :

http://communaute-congolaise-du-calvados.blogspot.fr/

Il faut taper ce lien sur la barre d’adresse ou cliquer dessus pour accéder directement sur le blog.

5.      Rédiger une FEUILLE DE ROUTE claire et précise à valider par l’AG et à donner au nouveau Comité directeur élu pour l’appliquer scrupuleusement et éviter ainsi tout dysfonctionnement éventuel.

Fait à St Germain la Blanche Herbe, le 15 juillet 2013

Jean-Pierre MUMPINI

PS.

Je vous souhaite, à tous, bonne réception de cette proposition de compte-rendu. Je vous invite à le lire, amender ou compléter. Merci.