GROUPE D’HARMONISATION
COMPTE-RENDU DE LA REUNION
DU 13juillet 2013
Présents :
· Angélique ZINGA
· Sabine LETELLIER
· André Papy KIAWA
· Albert Sassa KIENGA
· Jean-Marie Bonazebi NKUKA
· Jean-Pierre MUMPINI
Absent
excusé :
· Théophile KANZA
Objectif :
· Regrouper toutes les données nécessaires en vue de
préparer l’Assemblée Générale du 21 septembre 2013.
SEANCE DE
TRAVAIL
I Etat de lieu de l’Association :
1. Dénomination : COMMUNAUTE
CONGOLAISE DU CALVADOS
2. Statuts :
Déposés à la Préfecture du Calvados, en conformité avec la loi 1901
3. Siège social : Maison des Associations à HEROUVILLE St Clair (1018 Quartier du Grand Parc) :
Voir le problème de la boîte aux lettres et de sa clé (inutilisée depuis 2008)
4. Banque : Crédit Agricole d’ HEROUVILLE St Clair. Voir le problème de la réactualisation
des données bancaires (RIB, relevés, Signature)
5. Assurance
Responsabilité Civile : affiliation à la MATMUT résiliée pour
cotisations non payées de puis 2008.
6. Fonctionnement :
Fournir un court rapport de ce
qui a été fait et de ce qui n’a pas été
fait, et pourquoi.
II Préparation de l’ AG du 21 septembre :
Après avoir procédé à la lecture
des Statuts en vigueur et passé en revue les différents points ci-dessus
énumérés ainsi que d’autres problèmes liés au fonctionnement de l’Association,
le Groupe d’Harmonisation (le GH) a pris un certain nombre de décisions en vue
de la préparation de l’AG .
- L’AG du 21 septembre 2013 sera une AG élective : une mise en place d’un nouveau COMITE DIRECTEUR s’impose.
- La liste des membres s’appuie au départ sur celle des personnes qui ont accepté et acquitté une cotisation de 30€ lors de la réunion du 6 juillet 2013 à Hérouville. Cette liste s’ouvrira bien évidemment à toutes les autres personnes qui s’acquitteront de leur cotisation avant et/ou pendant l’AG, avant le vote.
3.
De ce fait, il faut une large information préalable avant l’AG
4.
Une
lettre d’invitation adressée à tous les Ressortissants Congolais (connus ou
à recenser par le biais des relations personnelles) pour :
-
Rappeler l’existence de cette Association des
Congolais (son nom, ses objectifs)
-
Informer tout le monde des postes à pourvoir [1
Président (e), 1 Vice-président (e), 1 Secrétaire, 1 Trésorier (e), 6
Conseillers]
-
Inviter tout le monde à venir nombreux à l’AG du
21 septembre 2013 dans une salle paroissiale à l’Eglise Saint François
d’HEROUVILLE ST CLAIR.
5.
Dépôt des
candidatures à partir du 7 septembre jusqu’au jour de l’AG
6.
Le
Président sortant devra faire parvenir aux candidats ou à tout
Ressortissant Congolais de la RDC qui en fera la demande une copie des STATUTS, par mail ou par voie postale.
7.
Prendre
contact avec les leaders d’opinion (culte) et/ou les commerces exotiques pour diffuser l’annonce de l’AG, par voie de
communication orale ou par voie d’affichage. Trois personnes du GH sont
mandatées pour nouer des liens avec ces leaders. Voir la Répartition des tâches
suivante.
III Répartition des tâches
- A. Sassa
KIENGA est chargé de retrouver la Boîte aux lettres et sa Clé à la Maison des Associations. Prise de contact
avec le Responsable de cette Maison, si possible. (C’est maintenant chose faite puisque Sassa vient de me remettre
aujourd’hui même la clé de la fameuse boîte aux lettres)
- Pour la
réactivation de la Banque :
-
Théophile KANZA alias Teddy est chargé d’obtenir
auprès du Crédit Agricole d’Hérouville St Clair le dernier RELEVE BANCAIRE bien
avant le mois de septembre. André doit lui remettre dès à présent le RIB et/ou
le relevé de 2008 figurant dans le dossier en sa possession.
-
Teddy doit
également se mettre à la disposition du Nouveau Comité Directeur qui sera issu
de l’AG du 21 septembre 2013, pour notamment le changement et le dépôt des
signatures à la Banque.
- Pour la
souscription d’une nouvelle police d’Assurance
Responsabilité Civile, mandat
est donné à André KIAWA (Papy) de prendre cette assurance à la MATMUT
ou dans une Agence d’Assurance de son choix, dès que le PROCES VERBAL de
la nouvelle AG sera rédigé. (Ce
dernier document est indispensable pour souscrire une assurance
responsabilité). Pour remplir cette mission, André devra bénéficier de
l’aide de Teddy s’il veut payer l’Assurance par chèque bancaire. En
revanche, si André (le Trésorier sortant) dispose des liquidités, il
pourra payer en espèces.
- Dépôt
de Planning des réunions à la Mairie d’Hérouville. Jean-Marie NKUKA, en tant que Président sortant,
chargé d’assurer les affaires courantes, doit déposer, au plus vite
possible, avant la 2ème quinzaine du mois d’août 2013, un
planning des réunions au Service de Vie Associative de la Mairie
d’HEROUVILLE ST CLAIR menu des documents justificatifs de l’association,
pour obtenir l’attribution d’une salle de réunion.
- Démarches
relatives à la Communication :
-
Jean-Pierre MUMPINI est chargé de contacter le
Pasteur TUTALA alias Payne pour solliciter son appui avant que le Président
sortant, Jean-Marie NKUKA, ne lui formule officiellement la demande de
l’annonce de l’AG du 21 septembre 2013 à sa Communauté de culte.
-
Le Président
sortant, avec l’aide d’Angélique ZINGA, est chargé de nouer des contacts les
autres leaders d’opinion et les commerces exotiques pour l’affichage et
l’annonce orale de l’AG du 21 septembre
2013.
IV Divers non traités :
1.
La date
de la prochaine réunion du Groupe d’Harmonisation n’a pas pu être proposée par
manque de temps, à cause de l’heure de la messe pour Kallé.
Je propose
donc au choix deux dates pour que le GH se réunisse pour faire le point sur
les missions réalisées et non réalisées,
avant l’AG du 21 septembre 2013 :
o Soit
le samedi 7 septembre 2013 à 15h chez Jean-Pierre
o Soit
le samedi 14 septembre 2013, même heure et même lieu.
2.
Il faudra penser
à rédiger, au cours de cette 2ème réunion du GH une résolution à soumettre à l’AG du 21 septembre pour éviter un si
long délai de dysfonctionnement de l’Association. En cas d’empêchement d’exercer
sa fonction pour des raisons de santé, de mutation, de démission ou autre motif
personnel, que le Comité Directeur n’attende pas 6 ans avant de réagir. Le
Dispositif de la convocation de l’AG devra se déclencher automatiquement pour procéder
au remaniement indispensable.
3.
Le Comité
Directeur sortant, par le biais de son Président, peut solliciter l’aide
technique de Jacques MUSAFIRI pour la création rapide d’un site Internet de
l’Association.
4.
Selon les
derniers renseignements fournis par Sassa, il existe bel et bien un site pour
l’Association dont voici le lien :
Il faut taper ce lien sur la
barre d’adresse ou cliquer dessus pour accéder directement sur le blog.
5.
Rédiger une
FEUILLE DE ROUTE claire et précise à valider par l’AG et à donner au nouveau
Comité directeur élu pour l’appliquer scrupuleusement et éviter ainsi tout
dysfonctionnement éventuel.
Fait à St Germain la Blanche
Herbe, le 15 juillet 2013
Jean-Pierre MUMPINI
PS.
Je vous souhaite, à tous, bonne réception de cette proposition de
compte-rendu. Je vous invite à le lire, amender ou compléter. Merci.